งวดการตัดเงินเดือนและโอที

ปัญหาในการจัดทำเงินเดือนและค่าแรง เรื่องสำคัญที่ควรนำมาพิจารณาคือ งวดการตัดเงินเดือน-ค่าแรง และงวดการตัดค่าล่วงเวลา (โอที) เพราะมีผลต่อการจัดทำเงินเดือนค่อนข้างมากและเพื่อลดความยุ่งยากในการจัดทำลง ซึ่งเกี่ยวพันกับการบันทึกบัญชีด้วย

ตามปกติเงินเดือนมักจะออกในวันสิ้นเดือน ตอนที่ผมเข้าทำงานบริษัทใหม่ในเดือนแรก ก็มักจะพบว่าได้เงินเดือนไม่ครบทั้งๆ ที่เราเข้าทำงานในวันที่ 1 ของเดือน สมมติว่าเงินเดือน 30,000 บาทนะครับ พอไปกดเงินอาจจะได้มาเพียง 20,000 บาท ถ้าเค้าให้ Siip มาด้วยก็จะพบว่า วันทำงานมีเพียง 20 วันเท่านั้น ทั้งนี้เนื่องมาจากบริษัทตัดยอดเงินถึงวันที่ 20 เท่านั้น เคยสงสัยบ้างไหม๊ครับว่า ทำไมต้องตัดวันที่ 20 แล้วทำไมต้องใช้เวลาในการจัดทำค่อนข้างนานถึง 10 วัน บัญชีทำไมถึงทำงานได้ช้าจังนะ

พอต้องมาดูแลการคิดเงินเดือนให้พนักงานถึงได้รู้ว่า ที่จริงมันมีขั้นตอนในการทำงานอยู่ บางทีก็ไม่ได้ช้าที่แผนกบัญชีนะครับ ส่วนใหญ่แล้วน่าจะช้ามาจากหน่วยงานอื่น (แผนกบุคคล) ส่งรายงานให้แผนกบัญชีค่อนข้างช้า ผมเองเคยเข้าไปตรวจสอบแล้วพบว่า ทางบุคคลทำรายงานเสร็จเรียบร้อยแล้วพร้อมส่งบัญชี แต่รอเอกสารการเขียนใบลาหยุด ลาป่วย คำขอโอที หรือเอกสารอยู่ระหว่างรอผู้มีอำนาจเซ็นต์อนุมัติอยู่ ก็เลยทำให้ไม่สามารถส่งรายงานได้ ต้องคอยตามทวง

เราลองมาดูกันนะครับว่าเวลา 10 วันในการจัดทำเงินเดือนและค่าแรง ใช้ไปในเรื่องใดบ้าง

• ในส่วนของ 10 วันจะตรงกับวันหยุดวันอาทิตย์ประมาณ 2 วัน
• ทางบุคคลขอเวลาในการจัดทำ 3 วัน (ประมวล,คีย์ใบขอโอที,ใบลาหยุดต่างๆ)
  
• ทางบัญชีขอเวลาในการจัดทำ 3 วัน (คีย์ขอมูล,ประมวลผล,ตรวจสอบ,ทำเช็คค่าแรงพร้อมเสนอเซ็นต์)
  
• นำแผ่นส่งให้ธนาคารพร้อมเช็ค 1 วันและอีก 1 วันเป็นวันเงินเดือนออก

บริษัทที่ผมเคยทำงานด้วยมีพนักงานประมาณ 500 คน ตัดค่าจ้างทุกวันที่ 23 ของเดือนทำให้เหลือเวลาทำงานอยู่เพียง 7 วัน ในจำนวน 7 วันจะตรงกับวันหยุด 1 วัน ทางบุคคลขอ 2 วัน บัญชีขอ 2 วัน ส่งแผ่นให้ธนาคารพร้อมเช็คอีก 1 วัน (ต้องส่งแผ่นก่อนวันเงินเดือนออกอย่างน้อย 1 วันและส่งไม่เกินเที่ยง) และอีก 1 วันเป็นวันเงินเดือนออก ลองมาดูตัวอย่างกันนะครับ ผมยกตัวอย่างของเดือนธันวาคม นะครับ

• งวดการจ่ายวันที่ 30 ธค. ตัดค่าจ้างวันที่ 23 ทางบุคคลขอ 2 วันคือวันที่ 24 และ 25 ในการรวบรวมข้อมูล ดังนั้นบุคคลต้องส่งรายงานให้บัญชีในวันที่ 26 ไม่เกิน 9.00 น.
• ทางบัญชีใช้เวลาในการประมวลผล 2 วันคือวันที่ 26 และ 27 (วันเสาร์ทำงาน) เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วต้องทำเช็คไปส่งธนาคารในวันที่ 28 (ตรงกับวันอาทิตย์) ก็เลยต้องเลื่อนไปส่งวันที่ 29 ไม่เกินเที่ยงพร้อมรายงาน แผ่น Disk และเช็คค่าแรง
• วัันที่ 30 เป็นวันเงินเดือนออก (ที่จริงต้องออกในวันที่ 31 แต่เนื่องจากตรงกับวันหยุดเลยเลื่ยนเข้ามา)
  

จากตัวอย่างข้างต้น ผมได้จัดทำตารางการจ่ายค่าจ้างขึ้นมา เพื่อกำหนดเวลาให้แต่ละหน่วยงานจัดส่งรายงานภายในกำหนดเวลา อย่างเช่น การเขียนใบคำขอโอที ควรเขียนและส่งก่อนทำโอที ไม่ใช่มาเขียนในตอนเช้า หรือ บางทีลางาน ตอนเช้า่มาทำงานก็ควรเขียนในทันที ไม่ใช่ 2-3 วันมาเขียน ซึ่งก็จะทำให้การสรุปข้อมูลทำได้ช้า ยิ่งถ้าเป็นบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก

ข้อดีในการจัดทำตารางการตัดค่าจ้างอีกอย่างก็คือ ทำให้พนักงานเข้าใจว่าเวลาที่ใช้ในการจัดทำ 7-10 วันนะที่จริงก็ไม่ถือว่าใช้เวลามากเกินไป โดยเฉพาะถ้าเป็นโรงงานที่มีคนงานจำนวนมาก ตารางการตัดค่าจ้างและโอที ผมเห็นทางบุคคลเอาไปติดไว้ที่บอร์ด และเห็นพนักงานมาจดด้วยว่า งวดนี้มีค่าจ้างกี่วัน ตัดโอทีวันไหน

ปัจจุบันงานรับทำเงินเดือน ผมก็เอาตารางการตัดค่าจ้างและโอทีมาทำให้ลูกค้า ในช่องของรายงานที่ส่งให้บัญชี ผมก็ลงเป็นส่งรายงานให้ Outsorce แทน ในเดือนแรกๆ การส่งรายงานก็ไม่เป็นไปตามนั้นแต่หลังจากนั้นไม่เกิน 2-3 เดือน ผมก็เห็นลูกค้าผม ส่งรายงานได้ตามกำหนดเวลาตามที่เราตกลงกันไว้ (ตอนแรกก็นึกว่าจะไม่สนใจดูกันซะอีก)