การแจ้งประกันสังคม กรณีพนักงานลาออก

ผมเองทำงานด้านบัญชีและต้องรับผิดชอบในการทำเงินเดือนพนักงาน ใช้งานโปรแกรมบัญชีและโปรแกรมเงินเดือนมาหลายตัว วันนี้ขอเล่าถึงปัญหาในการจัดทำเงินเดือนพนักงานในกรณีพนักงานลาออกในส่วนที่เกี่ยวกับประกันสังคมนะครับ

โดยปกติพนักงานเข้าใหม่เมื่อคีย์ข้อมูลลงไปในโปรแกรมและระบุวันที่เข้างาน คุณก็สามารถพิมพ์รายงานนำส่งประกันสังคม สปส.1-03 และ สปส.1-03/1 ได้เลยไม่มีปัญหาอะไร ไม่จำเป็นต้องประมวลผลหรือปิดงวดก่อน แต่ในกรณีที่พนักงานลาออกนี่สิ หลายโปรแกรมที่ผมใช้เมื่อคุณคีย์บันทึกพนักงานรายวันลาออก โปรแกรมจะตัดรายชื่อของพนักงานคนนี้ออกทันที จะไม่มีการจ่ายเงินให้ในงวดนั้น ถึงแม้ว่าจะมีวันทำงานที่ยังต้องจ่ายอยู่ ซึ่งผมเองก็ต้องบอกว่า ถูกต้องแล้ว (เพื่อความปลอดภัยในการทำงานควรจะเป็นแบบนั้น) เพราะฉะนั้นถ้าในงวดการจ่ายที่มีพนักงานลาออกและยังมีค่าจ้างค้างจ่ายอยู่ การบันทึกพนักงานลาออกก็ต้องไปคีย์ในงวดการจ่ายถัดไป

ผมขอยกตัวอย่างนะครับ งวดการจ่ายค่าจ้างงวดวันที่ 15/10/2551 งวดการตัดค่าจ้างและโอทีวันที่ 21/09/2551 - 05/10/2551 นาย ก.ลาออกจากงานในวันที่ 29 กันยายน เพราะฉะนั้น นาย ก.ยังมีค่าจ้างค้างจ่ายอยู่  9 วัน (21-29 กย.) รวมทั้งโอทีด้วย ที่ต้องจ่ายให้ในวันที่ 15 ตค. ดังนั้นเมื่อยังมีค่าแรงค้างจ่ายอยู่ ผมก็ยังไม่สามารถคีย์บันทึกพนักงานลาออกในงวดนี้ได้ (15 ตค.) ต้องไปบันทึกในงวดถัดไปคืองวดการจ่ายค่าจ้างวันที่ 31 ตค. ซึ่งก็จะทำให้คุณไม่สามารถพิมพ์รายงาน สปส.6-09 (แจ้งพนักงานลาออก) ได้ในงวดนี้ ต้องไปพิมพ์ในงวดถัดไป

รายงานการนำส่งประกันสังคมกรณีพนักงานเข้าใหม่ต้องแจ้งภายใน 30 วัน แต่ในกรณีพนักงานลาออก ต้องแจ้งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป เพราะฉะนั้นถ้าดูจากที่ผมกล่าวไว้ข้างต้น พนักงานลาออกวันที่ 29 กย. รายงานแจ้งการลาออก (6-09) ต้องแจ้งภายในวันที่ 15 ตค. แต่เนื่องจากต้องรอบันทึกการลาออกในงวดถัดไป ทำให้รายงานกว่าจะพิมพ์ได้ก็ต้องเป็นงวดการจ่ายวันที่ 31 ตค. ซึ่งก็จะทำให้การส่งรายงานล่าช้ากว่าที่ประกันสังคมกำหนดไว้

ในฐานะที่ผมเป็น Outsource รับทำเงินเดือน รับทำบัญชี เพราะฉะนั้นผมควรทำงานให้ได้ตามมาตรฐานและตามกำหนดเวลา(ประกันสังคม) ปัจจุบันนี้ผมสามารถแก้ปัญหานี้ได้ โดยสามารถแจ้งพนักงานลาออกทันในวันที่ 15 ตค. (เดิมที ตั้งใจจะใช้ระบบ Manual คือนำ สปส.6-09 มาเขียนเอง) แต่ตอนหลังเมื่อทำค่าแรงในงวดกลางเดือนเสร็จก็สั่งประมวลผล แล้ววันถัดไปก็บันทึกพนักงานลาออก และสั่งประมวลผลใหม่อีกครั้ง (ที่ต้องประมวลผลเพื่อให้ระบบ update วันที่ลาออกของพนักงานซึ่งถ้าเข้าไปดูในประวัติพนักงานก็จะเห็นวันที่ลาออกพร้อมเหตุผล) เพียงแต่ว่าการทำงานค่อนข้างยุ่งยาก

แต่พอแก้ปัญหานี้ได้ ก็มาลองคิดดู มันก็แปลกดีนะครับ แจ้งพนักงานลาออกในงวดวันที่ 15 ตค. แต่ในเดือนถัดไป 15 พย.พนักงานที่แจ้งลาออกยังต้องนำส่งประกันสังคมอยู่ (หักไว้เมื่องวด 15 ตค.) ก็เลยลองมาคิดดูอีกทีว่า ที่ถูกน่าจะแจ้งลาออกในเดือน พย. อันที่จริงมันก็ไม่ได้เป็นปัญหาอะไรมากหรอกครับ เพราะประสังคมก็ไม่ได้เคร่งครัดในเรื่องนี้เท่าไหร่ถึงคุณจะแจ้งช้า หรือไม่คุณก็อาจจะแก้วันที่ลาออกให้อยู่ในกำหนดก็ได้

หมายเหตุ โปรแกรมเงินเดือนบางโปรแกรม สามารถบันทึกพนักงานลาออกระหว่างวดได้ ทางบัญชีสามารถคืนสภาพหรือเมื่อทำงานเสร็จแล้วสามารถปรับจากพนักงานลาออกระหว่างงวดไปเป็นลาออก(จริง) ได้ในภายหลัง