คำแนะนำการปฏิบัติให้ถูกต้องตามกฎหมายของบริษัทจำกัด

1. ป้ายชื่อ ดวงตรา และเอกสารของบริษัทฯ จะต้องมีคำว่า “บริษัท” ไว้หน้าชื่อและคำว่า “จำกัด” ไว้ท้ายชื่อ และให้มีป้ายชื่อไว้ ณ สถานที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่ และหากเป็นที่ตั้งสำนักงานสาขาก็ต้องจัดให้มีป้ายชื่อไว้เช่นเดียวกัน โดยระบุว่าเป็น “สาขา” ไว้เช่นเดียวกัน

2. แสดงใบสำคัญการจดทะเบียน ไว้ ณ สำนักงานแห่งใหญ่ ในลักษณะที่เห็นได้ง่ายและชัดเจน

3. จัดทำใบหุ้นมอบให้แก่ผู้ถือหุ้น มีข้อความที่ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด

4. จัดทำสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นเก็บไว้ ณ สำนักงานแห่งใหญ่ ตามที่จดทะเบียนไว้ และลงรายการในสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นตามที่กฎหมายกำหนด

5. จัดให้มีการประชุมผู้ถือ หุ้นภายใน 6 เดือน นับแต่ได้จดทะเบียนจัดตั้งบริษัท ฯ และต่อไปให้มีการประชุมอย่างน้อย 1 ครั้งในทุกระยะ 12 เดือน

6. จดบันทึกรายงานการประชุม และข้อมติทั้งหมดของที่ประชุมผู้ถือหุ้น และของที่ประชุมกรรมการให้ถูกต้อง และเก็บไว้ ณ สำนักงานของบริษัทที่ได้จดทะเบียนไว้

7. จัดทำสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ณ วันประชุมผู้ถือหุ้น (อนุมัติงบดุล) ส่งต่อนายทะเบียนภายใน 14 วัน นับแต่วันประชุม

8. จัดให้มีการทำบัญชีตามประเภทของการประกอบธุรกิจ โดยมีรายละเอียดหลักเกณฑ์ และวิธีการตามที่กฎหมายกำหนด ดังนี้
   1. การจัดทำบัญชี บริษัทต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด ทั้งนี้ บริษัทต้องควบคุมดูแลผู้ทำบัญชีให้จัดทำบัญชีให้ตรงต่อความเป็นจริง และถูกต้องตาม กฎหมายโดยบัญชีของบริษัทต้องแสดงผลการดำเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการ เปลี่ยนแปลงฐานะการเงินตามความเป็นจริง และตามมาตรฐานการบัญชี
   2. เริ่มทำบัญชีนับแต่วันที่ได้รับการจด ทะเบียนเป็นนิติบุคคลตามกฎหมาย โดยมีชนิดของ บัญชีข้อความและรายการในบัญชี ระยะเวลาในการลงรายการในบัญชี และเอกสาร ประกอบการลงบัญชีตามที่กฎหมายกำหนด
   3. ปิดบัญชีครั้งแรกภายใน 12 เดือน นับแต่วันที่มีหน้าที่จัดทำบัญชี และปิดบัญชีครั้งต่อไป ทุกรอบ 12 เดือนนับแต่วันปิดบัญชีครั้งก่อน และในกรณีบริษัทมีข้อบังคับระบุรอบปีบัญชีไว้ บริษัทจะต้องปิดบัญชีตามข้อบังคับนั้น
   4. จัดทำงบการเงิน โดยมีรายการย่อตามที่อธิบดีประกาศกำหนดโดยความเห็นชอบของ รัฐมนตรีและจัดให้มีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและแสดงความเห็น
   5. นำส่งงบการเงินภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่งบการเงินได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นของ บริษัท การนำส่งงบการเงินของบริษัท ให้ดำเนินการดังนี้
      (5.1) กรณีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในเขตกรุงเทพมหานคร ให้ส่งต่อสำนักบริการข้อมูลธุรกิจ กรมทะเบียนการค้า
      (5.2) กรณีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในเขตท้องที่จังหวัดอื่น ให้ส่งต่อสำนักงานทะเบียน การค้าจังหวัดนั้น หรือส่งต่อสำนักบริการข้อมูลธุรกิจ กรมทะเบียนการค้า
   6. เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลง บัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานเป็นประจำ เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี กรณีที่จำเป็นในการตรวจสอบบัญชี อธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีอาจกำหนดให้เก็บรักษาบัญชีไว้เกิน 5 ปีแต่ไม่เกิน 7 ปีก็ได้

9. การดำเนินการเกี่ยวกับบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีที่ต้องขออนุญาตตามกฎหมายก่อน มีดังนี้
   (1) ขออนุญาตเปลี่ยนรอบปีบัญชี
   (2) ขออนุญาตเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้นอกสถานที่ประกอบธุรกิจ
   (3) แจ้งบัญชีหรือเอกสารประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย

10. การเปลี่ยนแปลงที่บริษัทมหาชนจำกัดต้องไปจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติมต่อนายทะเบียน ได้แก่
    (1) การเปลี่ยนแปลงทุนชำระแล้ว (เพิ่มทุน/ลดทุน)
    (2) การเปลี่ยนแปลงข้อบังคับของบริษัท
    (3) การเปลี่ยนแปลงดวงตราของบริษัท
    (4) การเปลี่ยนแปลงกรรมการเข้า/ออก
    (5) การเปลี่ยนแปลงชื่อและจำนวนกรรมการ ซึ่งมีอำนาจลงลายมือชื่อแทนบริษัทและ ข้อจำกัดอำนาจกรรมการ
    (6) การเปลี่ยนแปลงที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่ และ/หรือสำนักงานสาขา
    (7) การเปลี่ยนแปลงรายการอื่นๆ ที่เห็นสมควรให้ประชาชนทราบ

11. การเลิกบริษัทมหาชนจำกัด ต้องไปจดทะเบียนต่อนายทะเบียนเช่นกัน โดยดำเนินการตามขั้นตอน หลักเกณฑ์ และวิธีการตามที่กฎหมายกำหนด จนเสร็จสิ้นการชำระบัญชี และบริษัทมหาชนจำกัด ต้องไปจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชีต่อนายทะเบียนด้วย จึงจะถือว่าบริษัทมหาชนจำกัด นั้นเลิกกิจการตามผลของกฎหมายโดยสมบูรณ์

ที่มา..เอกสารกระทรวงพาณิชย์